Veri gizliliği için verileri nasıl kodlamalıyız?
Bir bilimsel çalışmamız var ve bu çalışmada örneğin ölçek uygulayacaksınız, anketler yapacaksınız ve katılımcıların tabii ki bazı özel bilgilerini onlardan alacaksınız ve bu bilgilerin veri gizliliği sağlanarak saklanmalıdır. Bunlar çok özel bilgilerdir ve bunların paylaşılması kesinlikle sıkıntılıdır. Bu bilgileri kimseyle paylaşamazsınız.
Örneğin bir okulda öğrencilerle anket yaptınız ve katılımcılarınız farklı ekonomik düzeydeki insanlar olsun ve bunların bilgilerini alıyorsunuz. Bu bilgileri genelde mikrosoft Excel’ programında saklarız. Excel içinde öncelik kendiniz bir numara oluşturmalısınız. Yani isimlerin yanındaki sütuna boş bir sütun açıp mesela isim Zeki Müren ise ona bir numara vereceksiniz. Örneğin çalışmanızın başlığının kısaltılmış hali ve sonunda numara olabilir MAD001 gibi. Bu şekilde tüm katılımcıların numarası olacak. Siz bu verileri istatistikçiye gönderirken gerçek isimleri silecekseniz sadece bu isimler kalacak ki verinin kime ait olduğu gizli kalsın. Bu şekilde verileri kodlayarak gizliliğini sağlayabilirsiniz.
Etik Kurul formunda veri gizliliği ve saklanması soruları nasıl cevaplanmalı?
Biliyorsunuz ki KVKK çok önemli bir yer etti bizim hem bilimsel çalışmalarımızda hem de sosyal hayatımızda. Öyle herkesin verisini alıp toplama gibi bir lüksümüz artık yok. İstediğimiz kişiye istediğimiz gibi email atabilir miyiz? Hayır atamayız! Ancak sizin email databaseine kendisi üye olursa kullanabilirsiniz eğer kendisi kayıtlı değilse siz bir yerlerden toplayıp email gönderemezsiniz.
Siz topladığınız verileri saklamak istiyorsunuz. Verileri neden saklayacaksın çünkü sizin saklamanız sebebi istatistik çalışma yapmak burada. İstatistik çalışma yapacaksanız verileri saklayabilirsiniz. Peki bu etik kurul onay başvuru formuna neler yazmamız gerekiyor isterseniz gelin bundan bahsedelim. Şimdi ilk önce sizlere bahsettiğim gibi yani bir verileri elde ettiğiniz verileri sizden başka özellikle hastaların veya katılımcıların isimleri soy isimleri tcleri başkasıyla paylaşmıyoruz.
Şimdi etik kurulda soruyor size bu verileri aldınız gizliliğini nasıl sağlayacaksınız diye, işte bunun için veri gizliliği katılımcı verileri araştırma ekibi dışında hiç kimseyle paylaşılmayacaktır ibaresini yazmanız gerekiyor. Elektronik veriler güvenli bir sunucuda şifrelenmiş bir şekilde saklanacaktır şeklinde ifade etmeniz gerekiyor. Yani verileri nasıl saklayacağınızı böylelikle anlatmış oluyorsunuz. Katılımcı kimlik bilgileri araştırmacılar arasında bile paylaşılmayacak ve bir kodlama sistemi kullanarak depolanacak ki kodlama işlemini yazının başında anlatmıştık. Yani bir şifreleme sistemiyle ben bu verileri saklayacağım diyebilir bilirsiniz.
Verilerin saklama süresi
Verilen saklama süresi tabii ki bu projeden projeye değişir. Kendi projenize göre bir yıl belirleyip onu belirtmeniz gerekiyor. Verileri saklarken kaybolmaması için üç ortamda saklanması önerilir. Birincisi şifreli olan çalışma bilgisayarınızda, ikincisi harici yine şifreli bir hard disk içerisinde ve üçüncüsü ise bir bulut ortamında saklanmalıdır.
Verilerin imha yöntemleri
İmha yöntemleri de çok önemli. Şimdi tamam verileri sakladık ama belirli süre sonra bunu imha etmeniz gerekmektedir. Elektronik veriler kalıcı olarak silinmiş ve geri dönüşmeye bir duruma getirilmiş olacaktır işte bir hard disk olsun içine koydunuz mesela bunu tamamen geri dönüşemeyen bir şekilde ya yakmanız gerekiyor ya da parçalamanız gerekiyor. Kağıt formunda da olabilir yani anket yapmışsınızdır katılımcılara bunları da o kağıt parçalama makinesinde öğütmeniz gerekiyor veya yakarak imha ediyorsunuz.